Agilno upravljanje projektima: Od softverske metodologije do potreba nesoftverskih projekata

U tehnološki naprednom okruženju realizacija projekta mora da se prilagođava, a upravljanje projektima postaje sve kompleksnije i zahteva agilniu metodologiju.

 

Tabela sadržaja:

 

Razvoj softvera i nastanak softverske metodologije

Metodologija za upravljanje projektima u javnom sektoru

Kombinacija – tradicionalni i agilni pristup upravljanja

Agilno vođenje projekta – prednosti i mane

SCRUM metodologija

Agilna transformacija – samo na Webiz EDU platformi

 

Razvoj softvera i nastanak softverske metodologije

 

Agilni pristup tokom devedesetih godina prošlog veka pojavio se kao softverska metodologija, koja je omogućena novim programskim jezicima. Sam pojam “Agile” u prevodu sa engleskog znači “okretan”, dok se prevod “fleksibilan” koristi kao najrelevantniji jer suštinski agilnost predstavlja balans između potrebe za stabilnošću i određenog nivoa fleksibilnosti.

Iako je nastao u IT industriji, koncept agilnosti se sve više koristi u savremenom poslovnom okruženju i predstavlja jednu od osnovnih konkurentskih prednosti, a  kompanijama omogućuje da postanu sve više orijentisane ka klijentima.

Početak razvoja agilnih metoda se vezuje za dokument „Agilni manifest“. Stručnjaci iz oblasti softverskog inženjerstva, usled nezadovoljstva korišćenja tradicionalnih metoda u radu, sastali su se 2001.godine i kroz “Agilni manifest” opisali osnove budućih agilnih metoda, čime je manifest postao vodič za agilno vođenje projekata.

 

Različite metode koje su se tada primenjivale, ovaj manifest objedinjuje u jedinstvena uverenja prikazana na slici:

 

Agilne metodologije temelje se na principima zadovoljavanja potreba klijenata kroz kontinuiranu isporuku, prihvaćanje zahteva za promenama u svim fazama izvođenja projekta, dok se promene usmeravaju prema postizanju ciljeva i konkurentske prednosti. Timovi su samostalni i ceo tim odgovora za razvoj projekta, i kao takvi timovi postižu bolju kreativnost i inovativnost.

Nekoliko godina nakon „Agilnog manifesta“, primena agilnih metoda je prevazišla razvoj softvera i bilo je potrebno proširiti ih na druge poslovne oblasti i domen rada koji nije u vezi sa razvojem softvera. Naime, ispostavilo se da je moguće da se javljaju određena odstupanja od pripremnih planova i da su promene u toku realizacije projekta česte i poželjne.

 

 

Prednosti i nedostatci koji nemaju primenu staviti u manje zasebne krugove.

Uviđajući značaj ovakvog projektnog pristupa Institut za upravljanje projektima (PMI)  u svom šestom izdanju PMBOK (The Project Management Body of Knowledge ) po prvi put iznosi detaljne informacije o agilnom pristupu projektnom menadžmentu u dokumentu nazvanom Vodič za agilnu praksu.

Danas, mnoge tehnološke kompanije prihvataju agilan pristup kao način rada, gde je promena ključna, gde članovi tima moraju biti otvoreni za nove ideje, a da budu istovremeno usmereni na cilj. Agilni pristup usvojile se i kompanije kao što su Amazon, Google, Netflix, Spotify itd.

 

Metodologija za upravljanje projektima u javnom sektoru

 

Upravljanje projektima kao disciplina u javnom sektoru zahteva uvođenje različitih pristupa, kako bi se postigla efikasna javna politika primenom projektnog menadžmenta. U javnom sektoru se zapravo posebna pažnja posvećuje razvoju profesije projektnog menadžera.

Metodu agilnog upravljanja projektima u javnom sektoru koriste mnoge kompanije i vladine agencije, a neke od zemalja koje uspostavljaju metodologije za upravljanje projektima u javnom sektoru su EU, Sjedinjene Američke Države, Ruska federacija, Portugal, Poljska, Norveška, Novi Zeland itd., dok npr. u Rusiji Sberbank koristi Agile za komercijalni sektor.. Države, dakle, teže da unaprede efikasnost rada javne uprave kroz standardizovani pristup u upravljanju, ali i kroz razvoj profesije rukovodioca projekata, pri čemu se oslanjaju i na profesionalne organizacije kao što su IPMA i PMI.

 Agilno okruženje – fokus na pojedinca i njihovu interakciju

Agilnost organizacije jeste sposobnost brzog reagovanja na promene u dinamičnom poslovnom okruženju, u kom organizacije moraju biti fleksibilne, a istovremeno stabilne i konkurentne.

 

 

Praksa upravljanja projektima se od prvobitnog nastanka koncepta projektnog menadžmenta značajno promenila. Upravljanje projektima se prvobitno zasnivalo  na unapred definisanim ciljevima i aktivnostima, poznatim koracima u realizaciji, a okruženje i način realizacije se nisu značajno menjali tokom sprovođenja projekta.

Vremenom su se, u skladu sa uslovima poslovnog okruženja i sa potrebama projekata, razvijali i drugi odgovarajući pristupi upravljanja koji bi odgovarali određenim projektima. Upravljanje projektima, pre svega, treba da bude fleksibilno i prilagođeno dinamičnim promenama, a uz ove dve karakteristike,  osnovne vrednosti na kojima počiva agilna organizacija su i: transparentnost, saradnja sa klijentima, kontinuirana komunikacija između članova tima itd..

 

Kombinacija – tradicionalni i agilni pristup upravljanja

 

U tehnološki naprednom okruženju realizacija projekta mora da se prilagođava, a upravljanje projektima postaje sve kompleksnije. Tradicionalni pristupi, iako su u početku bili široko primenjivani, nisu uvek i najbolje rešenje. Tradicionalne metode nisu prilagodljive i strogo se drže onoga što je definisano na početku, suprotno od agilnih metoda. Ne postoji jedinstven pristup projektnog menadžmenta koji bi odgovarao svim vrstama projekata pa tako ni agilni pristupi nisu pogodni za svaki projekat. Zbog toga, kombinacija tradicionalnog i agilnog pristupa upravljanja, može dovesti do efektnijeg i efikasnijeg upravljanja projektom. Uporedo sa tradicionalnim pristupom u kom je projektni menadžer odgovoran za realizaciju projekta, od njega se očekuje da primeni i nove veštine specifične za agilno okruženje i pruži podrška timu da se samoorganizuje.

 

 

Sa leve strane kao na slici neka piše Tradicionalni projektni tim (i neka pored obojenog čikice ili kružića stoji Vođa Tima- Projektni menadžer) , a sa desne strane kao na slici da piše Agilni projektni tim (i neka unutar čikica ili kružića stoji “Samoorganizovani tim”).

Vođa timova neka se označi drugačijom bojom.

Kod projekata kod kojih nastaju male promene tokom realizacije kažemo da se primenjuje tradicionalni projektni menadžment. Kod ovih projekata nema nepredviđenosti jer naručilac projekta jasno definiše šta želi, a projektni tim zna kako da dođe do očekivanih rezultata.

Kod projekata gde su ciljevi jasno definisani, a način dolaska nije jasan, kažemo da se primenjuje agilni projektni menadžment i najveći broj projekata, do 70%,  spada u ovu kategoriju. Kod agilnog pristupa projektni menadžer i njegov tim moraju da pronađu odgovarajući način dolaska do cilja.

 

Agilno vođenje projekta – prednosti i mane

 

S obzirom na to da se u IT industriji najviše primjenjuje agilnost jasno je da su promene i inovacije u ovoj oblasti ubrzane, pa je tako i agilni pristup vođenju projekata doneo više prednosti nego mana.

 

Najveća prednost je izražena u odnosu sa klijentom gde se gotovi proizvodi isporučuju ranije i klijent ih može testirati i dati svoju povratnu informaciju. Svakodnevnim testiranjem i kontinuiranom integracijom u razvojni proces, se zapravo postiže bolji kvalitet proizvoda. Redovne provere obavljaju se između ciklusa projekta kako bi se videlo da li proizvod radi ispravno tokom razvoja onako kako ga je klijent zamislio. Ovo omogućuje da se na vreme mogu uvesti potrebne promene i predvideti eventualni problemi što omogućava timu da momentalno rešava aktuelna pitanja. Iskorišćavanje prednosti automatiziranih alata za testiranje i retrospektivan pregled omogućuje timu da kontinuirano poboljšava razvojni proces i osigura kvalitet projekta.

Budući da je naručilac projekta uključen u svaku fazu projekta i nije tu samo da postavi cilj, već se na dnevnoj bazi uključuje u rad tima, on kroz kratke dnevne sastanke u trenutku može ukazati na problem, a tim može odmah odreagovati na rešavanje problema. Dakle, visoka transparentnost i fleksibilnost u toku razvoja projekta podrazumeva uključenost svih korisnika tokom razvoja projekta. Kupci su takođe angažovani i uključeni jer im se radne funkcionalnosti projekta pokazuju u svakom pregledu isporučenih proizvoda na tržište, a naručilac proizvoda je uključen na način da se funkcionalnosti proizvoda redovno demonstriraju pa se proizvodi brže i češće isporučuju na tržište sa svakim izdanjem.

 

Kroz svakodnevne sastanke i stalnu komunikaciju sa timom pružaju se stalne povratne informacije o proizvodima i procesima, a koje krajnji korisnik ili kupci mogu redovno videti i reagovati o njima jer – vidljivost projekta je kontinuirana za sve vreme trajanje projekta.

kontrola projekta je uvek na visokom nivou i postiže se sprovođenjem, kako je već navedeno, održabanjem čestih sastanaka, redovnim proverama i pregledima, korištenjem alata za projektni menadžment, mogućnošću predviđanja potreba, potencijalnih problema itd.

 

Razvojni timovi u agilnim pristupima su većinom samostalni, sami vode svoj rad i prilagođavaju ga svojim potrebama i organizaciji. Samostalnost dovodi do veće kreativnosti, inovativnosti i mogućnosti da se članovi tima izraze onako kako im odgovara, imaju fleksibilne rokove koje sami sebi zadaju, a sami određuju i strukturu tima. Sve ovo utiče na efikasnost i zadovoljstvo tima, a predvidivost agilnosti projekata ostvaruje se kada se svi slože o onome što je najvažnije, gde se svaki član tima fokusira na taj najvažniji posao, a potom svi deluju zajednički.

 

 

Dalje, agilne tehnike pomažu smanjenju rizika jer se problemi u razvoju uoče vrlo rano i prilagođavaju se promenama. Rizici su smanjeni zbog prilagođavanja potrebama klijenta kroz razvojni proces što dovodi do smanjenja rizika opšteg neuspeha projekta.

Za projekt je važno da bude predvidljiv kako bi se mogli smanjiti rizici. Korištenje informacija s dnevnih sastanaka omogućuje projektnom timu da predvidi realizaciju sledeće grupe zadataka, vremenske rokove i proračune. Uspeh projekta je nemoguće postići bez troškova i ulaganja, a na osnovu kojih naručilac izračunava vrednost projekta. Agilni prstup zato pomaže u predviđanju troškova projekta na način da se odluči hoće li se ili neće nastaviti s projektom.

Iako agilni pristup ima puno prednosti, postoje neki aspekti ovih metoda koji nisu u svakom projektu pozitivni.

 

Budući da se agilni pristup temelji na ideji da timovi neće znati kako će izgledati njihov krajnji rezultat od prvog dana, teško je predvideti troškove, vreme i resurse potrebne na početku projekta pa ovaj izazov postaje sve izraženiji kako projekti postaju sve složeniji.

Dokumentacija koja nastaje tokom projekta može biti neprecizna i za rezultat ima da projektni plan bude manje detaljan, nekada i nejasan što može biti otežavajuća okolnost za novog člana projektnog tima koji otpočenje rad na projektu.

Činjenica da agilni pristup na početku zahteva minimalno planiranje dovodi do čestih izmena, a time se produžava i vreme izrade. Projekti tako nemaju jasan kraj, ne postoji jasna vizija kako izgleda konačni proizvod te završetak projekta nije strogo definisan.

 

SCRUM metodologija

 

Kada je reč o agilnim metodologijama naveli smo da omogućuju brzu isporuku i fleksibilnost, garantuju kvalitet proizvoda i zadovoljstvo klijenta, stavljaju fokus na pojedinca i interakciju ispred procesa i alata.. Tako se tokom godina razvilo više agilnih metodologija, od kojih je najčešće korišćena – SCRUM metoda.

 

 

Scrum metodologija je postala popularna u IT oblasti i pojavljuje se 1995. godine kada je predstavljen rad “SCRUM proces u razvoju softvera”. Scrum je ime dobio prema izrazu Scrum u ragbiju, gde je tim svakim prekidom “Scrum-om” bliži cilju, s što ne mogu predvideti sve situacije u igri, već se prilagođavaju trenutnoj situaciji na terenu.

Projekti se tokom Scrum procesa dele u kratke cikluse koje nazivamo sprintovima, a na kraju svakog od njih se sastaju svi članovi tima koji zajedno analiziraju uspešnost odrađenog sprinta i planiranje sledećeg. Scrum proces se sastoji od više radnji koje tim ponavlja prema svojim potrebama i oni imaju punu autonomiju u odlučivanju. Šef ne postoji, već samo naručioc projekta koji prati proces u kojoj je fazi i da li se njegovi zahtevi ispunjavaju. Takođe, postoji i Scrum master koji je zadužen za koordinaciju između naručioca i ostalih članova tima, kao i otklanjanje problema na koje se nailazi.

 

Agilna transformacija – samo na Webiz EDU platformi

 

Prateći zahteve poslovnog okruženja i sve složenije procese rada, Webiz je svoju edukativnu platformu obogatio upravo ovom aktuelnom temom iz oblasti upravljanja projektima “Implementacija agilnih metodologija projektima – benefit, izazovi i ograničenja”, predavača dr Miloša Kostića, docenta Fakulteta za projektni i inovacioni menadžment u Beogradu.