Upravljanje projektima I Od analize konteksta do upravljanja rizikom

Upravljanje projektima: Od analize konteksta do upravljanja rizikom

19. maj 2021.

Upravljanje projektima - naslovna slika - Webiz

 

Tabela sadržaja:

Koncept upravljanja projektima iz ugla Webiz EDU platforme

Projekat kao osnovna polaznica u upravljanju projektima

Osnovni procesi i rukovodilac upravljanja projektom

Funkcionalna oblast i metodologija upravljanja projektom

Rukovodilac projekta i veštine komunikacije

 

Koncept upravljanja projektima iz ugla Webiz EDU platforme

 

Znanja i veštine upravljanja projektima su izuzetno važne osobine modernih menadžera. To su upravo one vrednosti koje vas čine uspešnim, prodornim i dinamičnim, te zato možemo reći da je sposobnost upravljanja projektom upravo  odlika uspešnih menadžera u svetu. Kako bismo vam bliže predstavili oblast projektnog menadžerstva među naše predavače smo uvrstili i eksperta iz ove oblasti.

Naime, Webiz edukativna platforma je i ove godine ugostila predavače iz najaktuelnijih oblasti današnjice, a jednu od tema je predstavio dr Vladimir Obradović, predsednik IPMA Srbija, organizacije kvalifikovane za rad na različitim aspektima upravljanja projektima. IPMA Srbija je, inače, član Međunarodne organizacije za upravljanje projektima – IPMA – International Project Management Association, koja sarađuje sa više od 70 nacionalnih organizacija širom sveta i razvija i promoviše upravo ovu profesiju.

Ukazujući na značaj potreba za projektnim menadžmentom, putem Webiz kursa “Alati za upravljanje projektima”, naš predavač dr Vladimir Obradović omogućuje svakom bez obzira na nivo formalnog obrazovanja u menadžmentu da ovlada modernim i visoko praktičnim znanjima iz oblasti upravljanja projektima.

Nakon kursa razumećete povećanu potrebu za primenom koncepta upravljanja projektom u organizaciji, ovladati pojmom projekta i njegovim najvažnijim karakteristikama, razumeti pojam upravljanja projektom i ključne elemente upravljanja.

 

Projekat kao osnovna polaznica u upravljanju projektima

 

Komunikacija na projektu vodi se kao jedan od najvećih razloga za uspeh, odnosno neuspeh projekta.

Projektni pristup kombinovan sa savremenim tehnikama upravljanja određuje efikasnost i uspešnost firmi i zato ćemo se osvrnuti na suštinsko značenje projekta.

Projekat je jedinstveni proces koji se sastoji iz skupa koordiniranih i kontrolisanih aktivnosti sa utvrđenim početkom i završetkom, radi postizanja nekog cilja usklađenog sa specifičnim zahtevima, uključujući ograničenja vremena, troškova i resursa. Projekat može da se predstavi kao način rada, organizovanja ili upravljanja radnim aktivnostima. 

Ono što ga razlikuje od drugih načina upravljanja jeste njegova usmerenost na određeni rezultat, odnosno kada se dostigne određeni rezultat projekat se završava. 

Kada je reč o vrstama i klasifikaciji projekata, podela projekata prema Internacionalnoj asocijaciji za upravljanje projektima IPMA klasifikuje se u četiri grupe:

  1. Investicioni 
  2. Istraživačko-razvojni 
  3. Organizacioni  
  4. Informatički odnosno IT projekti

a ova podela se može dalje razgranati u deset kategorija:

  1. Vojni/odbrambeni 
  2. IT 
  3. Biznis projekti i projekti organizacionih promena 
  4. Međunarodni razvojni projekti 
  5. Projekti komunikacionih sistema
  6. Medijski 
  7. Specijalni događaji 
  8. Razvoj proizvoda i usluga 
  9. Projekti industrijskih postrojenja 
  10. Istraživački i razvojni projekti.

Projekti sa aspekta vremena trajanja, finansiranja i utroška resursa se dele na:

  1. Investicione (izgradnja saobraćajnica, izgradnja novih industrijskih pogona..)
  2. Biznis projekte (izrada studije opravdanosti, izrada biznis plana firme, projekat reklamne kampanje firme itd.)
  3. Društvene projekte (organizovanje kulturnnih i sportskih događaja, konferencija..).

 

Osnovni procesi i rukovodilac upravljanja projektom

 

Sada, kada razumemo suštinu projekta, možemo se upoznati sa terminom – upravljanje projektom. Upravljanje projektom je disciplina planiranja, organizovanja i upravljanja resursima kako bi se do uspešnog kraja doveli specifični ciljevi i ciljevi projekta. Upravljanje projektima se izvršava kroz primenu i integraciju upravljanja projektima koji obuhvataju iniciranje, planiranje, realizaciju, kontrolu i zatvaranje.

Planiranje jeste određivanje svih aktivnosti, njihovog trajanja i potrebnih resursa,  utvrđivanje dinamike njihove realizacije u skladu sa predviđenim rokovima završetka projekta, u celini ili pojedinih njegovih faza;

Realizacija je aktiviranje resursa projekta za izvršenje aktivnosti navedenih u planu pojekta. U toku realizacije projekta meri se nivo izvršenja. 

Kontrola odnosno identifikacija odstupanja od planiranih projektnih aktivnosti,  preduzimanje odgovarajućih korektivnih mera da se određena odstupanja otklone.

 

Inicijator projekta može biti pojedinac, preduzeće, javna institucija, državna institucija, nevladina organizacija ili međunarodna organizacija.  Kada je reč o finansiranju i implementaciji projekata sve intenzivniji i značajniji su javni pozivi

Kada je reč o podnošenju prijave odnosno konkurisanja, u delu prijave koja se odnosi na podatke o podnosiocu, predstavlja se organizacija koja priprema projekat. Priprema uspešnog predloga projekta ukazaće na organizacione sposobnosti podnosioca da upravlja i implementira projekat.

Osoba koja je odgovorna za postizanje projektnih ciljeva naziva se projektni rukovodilac odnosno projektni menadžer. Pored projektnog menadžera, koji treba da bude stručnjak u oblasti organizacije i menadžmenta, postoji i projektni tim, koji  najčešće čine stručnjaci iz različitih oblasti (tehnolog, ekonomista, informatičar, i dr.).

 

upravljanje-projektima-metode-organizacije-planiranja-kontrole-i-postavljanje-ciljeva-webiz

Upravljanje projektom – usklađivanje resursa i projektnih aktivnosti uz pomoć metode postavljanja ciljeva, planiranja, organizacije i kontrole

 

Od projektnog menadžera se očekuje da poznaje sve tehničko-tehnološke procese u oblasti kojom se projekat bavi, kao i metode i tehnike upravljanja projektom. Projektni rukovodilac vrši podelu poslova i odgovornosti na projektu, on je zadužen za sve radne faze koje čine projekat i određivanje svih osoba odgovornih za implementaciju, koordinaciju i kooperaciju. 

Projektni menadžer uspešno upravlja projektima ispunjenjem svih projektnih zahteva u vidu obima projekta, vremena i troškova. 

Članovi projektnog tima, na sastancima izveštavaju projektnog menadžera o stanju na projektu, učinjenom progresu i eventualnim problemima i zastojima. Oni zajednički definišu mere i akcije koje treba odmah preduzeti da bi se rešili problemi i otklonili zastoji. Dakle, za praćenje realizacije je zadužen, pre svega, projektni menadžer, a sa njim zajedno i ceo projektni tim.

 

Funkcionalna oblast i metodologija upravljanja projektom

 

Upravljanje projektima - tabela organizacione strukture - Webiz

Ono što jednu metodologiju čini uspešnom jeste organizaciona struktura

 

Funkcionalne oblasti grupišu projekte prema njihovim zajedničkim karakteristikama i to su sledeće oblasti upravljanja – upravljanje: 1. integrisanjem, 2. obimom, 3. troškovima, 4. vremenom, 5. kvalitetom, 6. ljudskim resursima, 7. komunikacijama, 8. rizikom, 9. nabavkom, 10. stakeholderima

Uspešno upravljanje projektima postiže se uz upotrebu ponavljajućeg procesa koji može da se primeni na svakom pojedinačnom projektu, i ovaj ponavljajući proces naziva se metodologija upravljanja projektima

Metodologija, opisuje način na koji stvari treba da se izvršavaju, a različite organizacije često imaju različite pristupe istom problemu. Metodologija upravljanja projektima je određena skupom procesa upravljanja i funkcija kontrole, koji povezani zajedno čine jedinstvenu funkcionalnu celinu. Upravljanje jedinstvenom metodologijom omogućava smanjenje troškova i smanjenje zahteva u pogledu resursa.

U strukturi metodologije određujemo metode za implementaciju projekta, predstavljamo aktivnosti i njihov redosled, ulogu i saradnju svih ključnih aktera projekta. 

 

Rukovodilac projekta i veštine komunikacije

 

Komunikacija na projektu se vodi kao jedan od najvećih razloga za uspeh, odnosno neuspeh projekta.

Za dobru implementaciju presudno je formiranje projektnog tima i izvršena podela uloga i odgovornosti. Veoma je važno da se odrede članovi koje će biti deo projektnog tima, sa detaljnim opisom posla i vremenom angažovanja u projektu. Tim mora imati uravnotežen sastav na stručnom i operativnom nivou. Projekt menadžer pravovremeno usmerava ostale članove, a takođe je odgovoran i zaslužan za dobru atmosferu i uslove rada. 

Projektne aktivnosti se trebaju realizovati u skladu sa planom realizacije aktivnosti, kako bi se olakšalo izveštavanje i postigli svi planirani rezultati. Pored razvoja projektnog tima, rukovodilac projekta mora upravljati timom u realizaciji raznovrsnih aktivnosti na projektu. 

Nakon što se izvrši raspodela aktivnosti na pojedine članove projektnog tima, odnosno određivanje koje aktivnosti rade pojedinci iz tima, treba uraditi analizu rizika koja obuhvata utvrđivanje mogućih rizičnih događaja za svaku aktivnost na projektu i definisanje strategija za postupanje  u slučaju ostvarenja rizičnih događaja.

Projektni menadžer mora koristiti različite međuljudske veštine, radi što boljeg motivisanja i upravljanja svakim članom projektnog tima. U tom smislu, može obaviti razgovor sa svim članovima projektnog tima ili pratiti šta se dešava putem e-pošte, telefona ili drugih sredstava komunikacije.

Potreba i tip procene učinka na projektu zavisi od trajanja projekta, njegove složenosti, ugovornih zahteva i odgovarajuće komunikacije. Ako član tima loše uradi zadatak ili probije rok, rukovodilac treba da utvrdi razlog za ovakvo ponašanje i preduzme odgovarajuće mere. Razlozi za određeno ponašanje imaju veliki uticaj na akciju koju rukovodilac projekta treba da preduzme.

Nakon procene učinka tima i ostalih informacija, rukovodilac utvrđuje potrebu za izmenama projekta, preporukama za sprovođenje korektivnih ili preventivnih mera ili potrebama za izmene plana upravljanja projektom. 

Retki su projekti koji se završe bez ikakvih konflikata tako da projektni menadžer  mora iznaći načine i za upravljanjem odnosno rešavanjem konflikata